POLÍTICAS DE CUMPLIMIENTO

Objetivo de la política

El objetivo de esta política es asegurarse de que los empleados de Imágenes Tandil estén al tanto de qué tipos de obsequios y entretenimientos a terceros son aceptables.
Nota: Esta política solo se aplica a terceros no gubernamentales. Para obtener información sobre clientes o contactos gubernamentales, consulte la Política de "Negocios con entidades gubernamentales".

¿A quién aplica esta política?

Esta política se aplica por igual a todo el personal de Imágenes Tandil en todos los niveles y puestos de la empresa.

¿A qué terceros abarca esta politica?

Esta política incluye a todos los clientes no gubernamentales, directores, gerentes, empleados, proveedores y subcontratados, intermediarios y subdistribuidores.

Resumen de la política

Los obsequios y el entretenimiento son una parte normal de la vida empresarial. Comprar una comida para un cliente o recibir una caja de dulces de un vendedor son prácticas comerciales aceptables que fomentan la buena voluntad y crean relaciones duraderas.
Pero debemos tener cuidado. El intercambio de regalos y entretenimiento en relación con una transacción comercial nunca debe implicar una intención de buscar o recibir un trato favorable. Incluso si no hay una intención deliberada de influir en el resultado, la percepción de una mala intención podría ser perjudicial para Ia empresa y para cada involucrado directamente. Estas reglas se aplican incluso si pagara el regalo o el entretenimiento con su dinero personal.
El personal de Imágenes Tandil no alentará ni solicitará, en su propio nombre o en nombre de los miembros de su familia o amigos, ningún obsequio, propina u otro beneficio personal o favor de ningún tipo de un proveedor, vendedor, gestor o consultor actual o anticipado, cliente o competidor.
El personal no ofrecerá obsequios o entretenimiento a un tercero durante un período en el que se esté haciendo una oferta para el trabajo, o esperando la adjudicación del trabajo de ese tercero.
Los obsequios y entretenimientos aceptables e inaceptables se describen a continuación y dependen de varios factores, que se describen.
Todos los obsequios o entretenimientos ofrecidos por el personal de Imágenes Tandil a terceros deberán ser aprobados por escrito por adelantado por el Presidente, así mismo deben informarse al Oficial de Cumplimiento (OC). Todos los obsequios o entretenimientos entregados o recibidos serán registrados, y estarán disponibles para Auditoría Interna.

Regalos aceptables y entretenimiento

Se aceptan obsequios, comidas o entretenimiento, siempre que se cumplan todos los siguientes requisitos:

• Los obsequios tienen un valor modesto y son consistentes con la práctica comercial aceptada

• El entretenimiento y las comidas serán apropiados para la industria, posición, título, antigüedad y ocasión del tercero.

• Cualquier artículo marcado con el logotipo de Imágenes Tandil siempre es aceptable

• El obsequio o el entretenimiento no se puede percibir como un soborno, no hace que el destinatario se sienta obligado ni dificulta que el destinatario tome una decisión justa.

• La divulgación pública del regalo o entretenimiento no avergonzaría a la empresa

• Recibir regalos o entretenimientos es aceptable, de acuerdo con las políticas propias del cliente.

Los obsequios incluyen cualquier cosa de valor, como mercancías y productos, y también descuentos en servicios personales y compras.

Regalos y entretenimiento inaceptables

Los siguientes obsequios o entretenimientos se consideran inaceptables:

• Efectivo o su equivalente; por ejemplo, un certificado de regalo no es aceptable

• Obsequios o entretenimientos que sean más que modestos.

• Regalos solicitados o alentados por el empleado

• Gastos de transporte (ver excepciones de eventos comerciales a continuación).

• Regalos y entretenimientos que son tan extensos o frecuentes que plantean cuestiones de propiedad

• Regalos o entretenimientos que hagan que el empleado o el tercero se sientan avergonzados u obligados a ofrecer algo a cambio.

** Los certificados y vales de regalo son regalos aceptables si se utilizarán como premio en el sorteo de un cliente o como premios para fiestas. No son aceptables para ser entregados directamente a individuos.

Bajo ninguna circunstancia debe aceptar un obsequio de valor nominal, incluso bajo circunstancias que indiquen que se puede dar para influir en su decisión sobre cualquier asunto, o que se ha dado como un "gracias" por haber tomado esa decisión.

Eventos comerciales

Los acuerdos de pago por servicios prestados con Profesionales de la Salud deben tener necesidades de negocio legítimas y documentadas y nunca se deben otorgar con la intención de proporcionar compensación o remuneración a cambio de un negocio, posible o real.
Los gastos de viajes, alojamientos y comidas asociados con Profesionales de la Salud deben ser razonables, no excesivos y no deben incluir viajes complementarios, actividades recreativas ni entretenimiento, prórrogas en los viajes relacionados ni personas que no están prestando el servicio a Imágenes Tandil. El OC debe ser informado.
En situaciones en las que el personal de Imágenes Tandil es invitado a un evento comercial por un tercero, y los costos de viaje y / o alojamiento se ofrecen para ser cubiertos por el tercero, estos deben ser aprobados previamente por el Presidente; y el OC también debe ser informado.
El lugar y la ubicación de cualquier reunión deben ser apropiados y propicios para el intercambio de información científica y comercial.
El personal solo puede aceptar obsequios de valor nominal, como presentes de rutina o materiales promocionales de los vendedores. Artículos como bolígrafos, calendarios, frutas y dulces.

Políticas de terceros

Antes de dar o recibir un regalo o entretenimiento, es aconsejable consultar con el tercero si esta práctica está en línea con sus políticas corporativas. Algunos proveedores tienen políticas muy estrictas con respecto a regalos y entretenimiento, y la oferta de un evento o entretenimiento podría poner bajo peligro la relación comercial entre Imágenes Tandil y el tercero; y/u otras empresas pueden tener riesgos.

Excepciones a la política

Si cree que hay una razón para que se haga una excepción a esta política, entonces debe solicitar su autorización por adelantado. Esta solicitud debe hacerse tanto al Presidente como al OC, los cuales deben aprobar para que esto sea permisible.

Informar regalos o entretenimiento

Cualquier obsequio o entretenimiento entregado o recibido de un tercero, o gastos referidos a los mismos se registrarán en la Planilla de Rendición de Gastos (Anexo I). Estos registros deben ser auditados por los responsables de Ia empresa o el OC.

¿Cómo proceder?
Si recibe un obsequio o entretenimiento que considera que está fuera de los límites aceptables de esta política, debe rechazar cortésmente, declarando que está en contra de la política de la compañía. Si se recibe el regalo o el entretenimiento sin su capacidad de rechazarlo, como por correo postal o mensajería, debe informarlo inmediatamente; y devolverse al tercero.
En caso de realizar cualquier interacción con los terceros mencionados la misma deberá alinearse con las leyes vigentes, normativas externas; y nuestras políticas de cumplimiento.

¿Cómo registrar los gastos?
Los gastos incurridos deben ser adecuadamente categorizados por el tipo de gasto realizado, en el período correcto y acompañado por su correspondiente documentación, sin excepción.
Los comprobantes tales como: Facturas, Recibos, Notas de Crédito, Tickets, Pasajes, Reservas de hotel, etc deben ser Originales, en caso de que se traten de copias, duplicados por extravío, debe documentarse justificación razonable. Debe poder evidenciarse:

• Monto (razonable)

• Detalle itemizado del/los conceptos abonados

• Fecha del gasto

• Participantes **

• - Nombre, Apellido, Cargo del/los empleados

• - Nombre Apellido, Cargo/Puesto, Institución del/los terceros

** Es esperable que los comprobantes obtenidos por "comidas", no posean esta información detallada, pero es responsabilidad de quién realiza la rendición identificarlos al momento de rendir el gasto.

¿Qué sucede si no sigo esta política?

Si no sigue las reglas requeridas por esta política, podría estar sujeto a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido.

¿Cómo hago preguntas o informo problemas?

Si tiene alguna pregunta sobre si un regalo o entretenimiento es aceptable, puede usar uno de los métodos de contacto a continuación. Si cree que usted u otra persona ha violado esta política, o si tiene alguna pregunta, debe hablar. Puede hacer esto de varias maneras:

• Hable con su gerente o superior directo

• Póngase en contacto con el oficial de cumplimiento del grupo: Romina Almirón Correo electrónico: compliance@imagenestandil.com; para preservar su identidad y conservar el anonimato (de considerarlo necesario) deberá enviar el correo desde una casilla creada específicamente para este fin (ej. 12345@gmail.com; qwert@hotmail.com; asdfg@yahoo.com.ar) así de este modo pueda seguir en contacto para su seguimiento con el OC.